文書組人員配置暨業務職掌分配表

職稱

姓 名

業 務 職 掌

職務代理人

組長

沈組長

【綜理全組業務】

1. 分配全組人員業務。
2. 監印。
3. 督導收發繕校業務。
4. 規劃推動上級訪視及督導檔案管理業務。
5. 綜理文書組業務(含公文稽催管考、文書處理及公文寫作訓練)。
6. 核銷憑單、財產增減報廢單、現金日報表…等制式表單授權用印代決行。
7. 協助內部稽核及內部控制業務。
8. 其他臨時交辦事項。

張組員

郭專委

組員

張小姐

【主辦檔案管理、發文編號、公文線上簽核與電腦化、公文查催及綜合業 務等項】 

1. 檔案分類、檢調、銷燬及檔案目錄建檔、彙送等與檔案管理有關之業務。
2. 推動公文電腦化（及服務窗口）業務；發文（稿）校正及公文歸檔點收保管事項。
3. 逾期公文查催及公文時效統計月報表。
4. 綜合業務：包括組務簽辦、與校外聯繫之單一窗口及彙報校務會議或其他重要會議之報告資料。
5. 其他與主辦業務相關或臨時交辦事項。

陳先生

許小姐

約僱人員

陳先生

【主辦公文校對、用印，印信使用及章戳管理等項業務】

1. 公文校對、修正、列印、裝訂；公文用印（校印、校長職章、校對章、騎縫章及校長簽字章、校戳……等等）。
2. 畢業證書（含影本）、聘書、契約書用印。
3. 各類證（明）書等文件用印。
4. 印信、章戳使用及保管。
5. 用印陳核單分類及保存。
6. 其他與主辦業務相關或臨時交辦事項。

張組員

工友

陳小姐

【主辦紙本收文登錄、郵件處理、保管及公文分送等項業務】

1. 文件簽收、拆驗、登記及檢核；紙本收文掃瞄、編號、登錄、分送、傳遞。
2. 郵件簽收、登記、整理及分送；不辦文稿之掛號信件及一般信件登記、遞郵。
3. 現金袋、掛號信函、包裹登記、保管與受領；郵票請購及保管；填製郵費月報表。
4. 公文簽收檢核；紙本發文（書寫信封）登錄、封發、分送或遞郵；橡皮章請購。
5. 其他與主辦業務相關或臨時交辦事項。

許小姐

陳先生

技工

許小姐

【主辦收、發文（含電子收、發文）及公文影印等項業務】

1. 電子公文收發平台維護及電子收發文業務。
2. 紙本發文（含公文及附件影印、掃瞄等）核對、整理、裝訂。
3. 公文電子交換憑證申請、使用、維護及保管。
4. 彙報研考會省紙專案及公文數量統計月報表填報。
5. 影印機維護、碳粉請購。
6. 文書組網頁維護更新。
7. 上級臨時交辦事項。

陳小姐

陳先生