＃分辦收文

舉凡校外以電子、紙本傳遞之各種公文書（含校級公文、單位、個人）之確認、匯入、簽收、拆驗、掃描、編號、登錄、分文、傳遞、改分、查詢等相關業務處理。

 
＃公文擬辦

文書處理應隨到隨辦，隨辦隨歸，不得拖延、積壓、損毀、遺失。各承辦人員於會簽、會稿期間仍應注意追蹤、催促，不可以已出會簽、會稿，認為已盡責。公文夾之應用，必須與夾內公文之性質相稱。公文夾顏色分紅色用於最速件，藍色用於速件，白色用於普通件，黃色用於機密件。來文標示最速件者應隨到隨辦或在一天內處理完畢，速件以不超過三天為限，凡來文未標示速別者以普通件論以不超過六天為限。對需簽會較多單位之案件，宜採事前協調方式，以減少會稿流程，或採用影印分會方式，以爭取時效。凡來文僅需知會各單位或同仁者，應儘量以影印分送或公告方式辦理。
　

＃文書用印

任何文件未經判行或有其他錯誤者，應經補正後再蓋章；不辦文稿之文件，如需蓋用印信，應先由申請人填具「用印陳核單」（可於下載表格中取得）。函：上行文署校長職銜、姓名、蓋職章；平行文蓋職銜簽字張或職章；下行文蓋職銜簽字章。 書函：由發行者署名蓋章或蓋條戳。

＃發文歸檔
 

對於承辦之案件不論最後係以發文或存查辦結者，一律需經校長或分層負責主管『判行』始可。對於發文或存查之文案，請以原案（稿）交存；公文之附件應與公文不分離為原則，如附件之原本僅一份而需以原本發出時，應註明「附件原本隨文發出，影印本存卷」。對於發文或陳判存查歸檔之公文，應儘快交文書組檔案室，依本校公文之檔號、順序歸入正確之檔案中。檔案調借需與承辦業務有關者，如非本管案件，應先會主辦單位同意，方可借閱；調閱時，應先填具「公文調案單」（可於下載表格中取得）。
　

＃信件郵寄

對於學校寄出之公文或老師交寄之公務信件，請寄信人先了解欲寄文件之種類（如平信、掛號信）、填寫郵遞區號，到行政大樓六樓檔案室填寫登記表並簽名以便日後查詢、核對。對於校外寄來之信件、包裹等物，如為公文我們將依來文處理；如有指名之信件、物品等，我們將直接轉交；屬於學生者，將公開貼示於一樓收發室請學生來領取，亦可在總務處文書組『信件招領』中查詢。 　

＃文書稽催

文書稽催亦稱公文時效管制為一整體作業，亦為學校每一成員的職責；為加速文書處理、提高行政效率，學校應隨時注意公文處理的過程，並適時提出檢討改進為落實服務努力。每週一對各單位之『逾期未結案公文』進行查催工作，請各單位接獲稽催單時能確實察核並述明造成稽延之原因。 ＊每月一日對全校之公文作『公文稽催統計表』。