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分類清單

業務介紹

#分辦收文

      舉凡校外以電子、紙本傳遞之各種公文書(含校級公文、單位、個人)之確認、匯入、簽收、拆驗、掃描、編號、登錄、分文、傳遞、改分、查詢等相關業務處理。

 
#公文擬辦
 
  文書處理應隨到隨辦,隨辦隨歸,不得拖延、積壓、損毀、遺失。
   各承辦人員於會簽、會稿期間仍應注意追蹤、催促,不可以已出會簽、會稿,認為已盡責。
   公文夾之應用,必須與夾內公文之性質相稱。公文夾顏色分紅色用於最速件,藍色用於速件,白色用於普通件,黃色用於機密件。
   來文標示最速件者應隨到隨辦或在一天內處理完畢,速件以不超過三天為限,凡來文未標示速別者以普通件論以不超過六天為限。
   對需簽會較多單位之案件,宜採事前協調方式,以減少會稿流程,或採用影印分會方式,以爭取時效。
   凡來文僅需知會各單位或同仁者,應儘量以影印分送或公告方式辦理。
 

#文書用印
 
  任何文件未經判行或有其他錯誤者,應經補正後再蓋章;不辦文稿之文件,如需蓋用印信,應先由申請人填具「用印陳核單」(可於下載表格中取得)。
   函:上行文署校長職銜、姓名、蓋職章;平行文蓋職銜簽字張或職章;下行文蓋職銜簽字章。
   書函:由發行者署名蓋章或蓋條戳。
 

#發文歸檔
 
  對於承辦之案件不論最後係以發文或存查辦結者,一律需經校長或分層負責主管『判行』始可。
   對於發文或存查之文案,請以原案(稿)交存;公文之附件應與公文不分離為原則,如附件之原本僅一份而需以原本發出時,應註明「附件原本隨文發出,影印本存卷」。
   對於發文或陳判存查歸檔之公文,應儘快交文書組檔案室,依本校公文之檔號、順序歸入正確之檔案中。
   檔案調借需與承辦業務有關者,如非本管案件,應先會主辦單位同意,方可借閱;調閱時,應先填具「公文調案單」(可於下載表格中取得)。
 

#信件郵寄
 
  對於學校寄出之公文或老師交寄之公務信件,請寄信人先了解欲寄文件之種類(如平信、掛號信)、填寫郵遞區號,到行政大樓六樓檔案室填寫登記表並簽名以便日後查詢、核對。
   對於校外寄來之信件、包裹等物,如為公文我們將依來文處理;如有指名之信件、物品等,我們將直接轉交;屬於學生者,將公開貼示於一樓收發室請學生來領取,亦可在總務處文書組『信件招領』中查詢。
 

#文書稽催
 
  文書稽催亦稱公文時效管制為一整體作業,亦為學校每一成員的職責;為加速文書處理、提高行政效率,學校應隨時注意公文處理的過程,並適時提出檢討改進為落實服務努力。
   每週一對各單位之『逾期未結案公文』進行查催工作,請各單位接獲稽催單時能確實察核並述明造成稽延之原因。
    *每月一日對全校之公文作『公文稽催統計表』。